合同档案管理制度
合同档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为了加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司各部门、各单位在合同管理过程中产生的合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等活动。
第三条 公司应建立健全合同档案管理网络，明确合同档案管理的责任部门和责任人，确保合同档案管理的顺利进行。
第四条 公司各部门、各单位应认真贯彻执行本制度，加强合同档案管理，提高合同档案利用效率，为公司发展提供有效服务。
第二章 合同档案的收集与整理
第五条 合同档案的收集
（一）公司各部门、各单位在签订合同后，应及时将合同正本、副本及相关附件送交合同档案管理部门归档。
（二）合同档案管理部门应主动收集公司各部门、各单位签订的合同，确保合同档案的完整性。
（三）合同档案管理部门应定期对公司各部门、各单位的合同档案进行清理、核对，确保合同档案的准确性。
第六条 合同档案的整理
（一）合同档案管理部门应对收集到的合同档案进行分类、编号、排序，按照档案管理要求进行整理。
（二）合同档案管理部门应制作合同档案目录，详细记录合同名称、签订日期、合同主体、合同金额、合同履行情况等内容。
（三）合同档案管理部门应确保合同档案的整洁、完好，防止档案损坏、丢失。
第三章 合同档案的归档与保管
第七条 合同档案的归档
（一）合同档案管理部门应在合同签订后30日内，将合同档案归档。
（二）合同档案归档应遵循以下原则：
1. 完整性原则：确保合同档案的齐全、完整。
2. 准确性原则：确保合同档案的真实、准确。
3. 安全性原则：确保合同档案的安全、保密。
第八条 合同档案的保管
（一）合同档案管理部门应建立健全合同档案保管制度，确保合同档案的安全、保密。
（二）合同档案管理部门应采取以下保管措施：
1. 设立专门的合同档案库房，配置防火、防盗、防潮、防虫等设施。
2. 实行合同档案分类保管，便于查找、利用。
3. 定期对合同档案进行清理、核对，确保档案的准确性。
4. 对合同档案进行数字化处理，建立合同档案数据库，提高档案利用效率。
第四章 合同档案的借阅与利用
第九条 合同档案的借阅
（一）公司各部门、各单位因工作需要借阅合同档案时，应向合同档案管理部门提出申请，填写《合同档案借阅申请表》。
（二）合同档案管理部门应在收到借阅申请后2个工作日内，对申请进行审查，符合条件的，办理借阅手续。
（三）借阅合同档案时，借阅人应妥善保管档案，不得涂改、损坏、遗失。
第十条 合同档案的利用
（一）公司各部门、各单位应充分利用合同档案，提高合同履行效率。
（二）合同档案管理部门应定期对合同档案进行统计分析，为公司决策提供数据支持。
第五章 合同档案的销毁与处理
第十一条 合同档案的销毁
（一）合同档案管理部门应定期对合同档案进行清理，对已履行完毕、无保存价值的合同档案提出销毁意见。
（二）合同档案销毁前，应报请公司领导审批。
（三）合同档案销毁应由合同档案管理部门组织实施，确保档案的安全、保密。
第十二条 合同档案的处理
（一）合同档案管理部门应建立健全合同档案处理制度，对档案的损坏、遗失等情况进行处理。
（二）合同档案损坏、遗失的，应及时报告公司领导，采取相应措施进行补救。
第六章 罚 则
第十三条 公司各部门、各单位应严格遵守本制度，对违反本制度规定的，视情节轻重，给予相应处罚。
第十四条 对合同档案管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。
第七章 附 则
第十五条 本制度由公司合同档案管理部门负责解释。
第十六条 本制度自发布之日起实施。
第十七条 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
第十八条 本制度的修改、废止，由公司合同档案管理部门提出意见，报请公司领导批准。
（全文约2000字）
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