合同档案管理及档案利用管理制度内容
合同档案管理及档案利用管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条 本制度适用于本单位所有合同档案的管理和利用工作。
第三条 合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、集中保管、分散利用的原则。
第四条 单位应当设立专门的合同档案管理机构，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第二章 合同档案的收集与整理
第五条 合同档案的收集
（一）合同档案的收集范围包括：单位对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件。
（二）合同档案收集时应确保合同文本齐全、内容真实、签字盖章完整。
（三）合同档案收集应及时，原则上在合同签订后5个工作日内完成。
第六条 合同档案的整理
（一）合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同当事人等要素进行分类。
（二）合同档案应按照以下顺序排列：合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等。
（三）合同档案整理时应确保档案内容完整、字迹清晰、装订整齐。
第三章 合同档案的归档与保管
第七条 合同档案的归档
（一）合同档案归档应按照以下程序进行：
1. 合同档案整理完毕后，由合同管理部门负责人进行审核。
2. 审核合格后，将合同档案交由档案管理部门进行归档。
3. 档案管理部门应在收到合同档案后5个工作日内完成归档工作。
（二）合同档案归档时应填写《合同档案归档登记表》，内容包括：合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人、归档日期等。
第八条 合同档案的保管
（一）合同档案保管应确保安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀。
（二）合同档案应存放在专门的档案库房，库房应符合国家档案保管标准。
（三）合同档案保管期限应按照以下规定执行：
1. 重要的合同档案保管期限为合同期限届满后5年。
2. 一般的合同档案保管期限为合同期限届满后3年。
3. 合同档案保管期限届满后，经档案管理部门负责人审核，可进行销毁。
第四章 合同档案的利用
第九条 合同档案的查阅
（一）合同档案查阅应遵循以下原则：
1. 查阅合同档案应经档案管理部门负责人批准。
2. 查阅合同档案时，应确保档案安全、保密。
3. 查阅合同档案应在档案查阅室内进行，不得携带档案出室。
（二）合同档案查阅范围：
1. 单位内部工作人员因工作需要查阅合同档案。
2. 单位外部人员因法律诉讼、仲裁等需要查阅合同档案。
第十条 合同档案的借阅
（一）合同档案借阅应遵循以下原则：
1. 借阅合同档案应经档案管理部门负责人批准。
2. 借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅登记表》，内容包括：借阅人、借阅日期、借阅用途等。
3. 借阅合同档案应在规定期限内归还。
（二）合同档案借阅范围：
1. 单位内部工作人员因工作需要借阅合同档案。
2. 单位外部人员因法律诉讼、仲裁等需要借阅合同档案。
第十一条 合同档案的复制
（一）合同档案复制应遵循以下原则：
1. 复制合同档案应经档案管理部门负责人批准。
2. 复制合同档案时，应确保档案安全、保密。
3. 复制合同档案应在规定期限内完成。
（二）合同档案复制范围：
1. 单位内部工作人员因工作需要复制合同档案。
2. 单位外部人员因法律诉讼、仲裁等需要复制合同档案。
第五章 罚则
第十二条 违反本制度规定，有下列行为之一的，给予警告或者通报批评；情节严重的，给予记过或者记大过处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）擅自查阅、借阅、复制、泄露合同档案的。
（二）擅自销毁、涂改、伪造合同档案的。
（三）玩忽职守，导致合同档案损坏、丢失的。
第六章 附则
第十三条 本制度自发布之日起实施。
第十四条 本制度的解释权归单位合同档案管理部门。
第十五条 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
以下为合同档案管理及利用制度的具体内容：
一、合同档案管理
1. 合同档案的收集
（1）合同档案的收集范围
合同档案的收集范围包括单位对外签订的各类合同、协议、备忘录等具有法律效力的文件。具体包括：
- 采购合同、销售合同、加工承揽合同、运输合同、租赁合同等经营性合同。
- 劳动合同、集体合同、人事合同等劳动人事合同。
- 股东协议、合作协议、联营协议等投资合作合同。
- 借款合同、担保合同、抵押合同等金融合同。
- 土地使用权出让合同、房屋买卖合同、租赁合同等房地产合同。
- 科技开发合同、技术引进合同、技术转让合同等科技合同。
- 知识产权许可合同、商标许可合同、专利许可合同等知识产权合同。
- 其他具有法律效力的合同、协议、备忘录等。
（2）合同档案收集的要求
合同档案收集时应确保合同文本齐全、内容真实、签字盖章完整。具体要求如下：
- 合同文本应包括合同封面、合同正文、附件等。
- 合同内容应真实、合法、有效，不得含有虚假信息。
- 合同双方当事人的签字、盖章应真实、完整。
- 合同附件应齐全、完整，包括但不限于技术文件、财务报表、法律文件等。
（3）合同档案收集的期限
合同档案收集应及时，原则上在合同签订后5个工作日内完成。特殊情况需延期的，应报请合同管理部门负责人批准。
2. 合同档案的整理
（1）合同档案整理的分类
合同档案整理应按照合同类型、签订时间、合同当事人等要素进行分类。具体分类如下：
- 按合同类型分类：经营性合同、劳动人事合同、投资合作合同、金融合同、房地产合同、科技合同、知识产权合同等。
- 按签订时间分类：当年合同、往年合同。
- 按合同当事人分类：国内合同、国外合同。
（2）合同档案整理的顺序
合同档案整理时应按照以下顺序排列：合同封面、合同正文、附件、补充协议、变更协议、解除协议、终止协议等。
- 合同封面：包括合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人等基本信息。
- 合同正文：包括合同条款、权利义务、违约责任等内容。
- 附件：包括技术文件、财务报表、法律文件等。
- 补充协议、变更协议、解除协议、终止协议：根据合同履行情况产生的相关文件。
（3）合同档案整理的要求
合同档案整理时应确保档案内容完整、字迹清晰、装订整齐。具体要求如下：
- 档案内容完整：确保合同文本、附件等齐全。
- 字迹清晰：确保合同文本、附件等字迹清楚、易于辨认。
- 装订整齐：确保合同文本、附件等装订牢固、整齐。
3. 合同档案的归档与保管
（1）合同档案的归档程序
合同档案归档应按照以下程序进行：
- 合同档案整理完毕后，由合同管理部门负责人进行审核。
- 审核合格后，将合同档案交由档案管理部门进行归档。
- 档案管理部门应在收到合同档案后5个工作日内完成归档工作。
（2）合同档案归档的登记
合同档案归档时应填写《合同档案归档登记表》，内容包括：合同名称、合同编号、签订时间、合同当事人、归档日期等。
（3）合同档案的保管要求
合同档案保管应确保安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀。具体要求如下：
- 安全：确保档案库房符合国家档案保管标准，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等条件。
- 保密：对涉及商业秘密、技术秘密的合同档案，应采取加密、密封等措施，确保信息不外泄。
- 防火：档案库房应配备消防设施，确保档案安全。
- 防盗：档案库房应采取防盗措施，确保档案不被盗取。
- 防潮：档案库房应保持干燥，确保档案不受潮。
- 防虫蛀：档案库房应采取防虫蛀措施，确保档案不受虫蛀。
（4）合同档案的保管期限
合同档案保管期限应按照以下规定执行：
- 重要的合同档案保管期限为合同期限届满后5年。
- 一般的合同档案保管期限为合同期限届满后3年。
- 合同档案保管期限届满后，经档案管理部门负责人审核，可进行销毁。
4. 合同档案的利用
（1）合同档案的查阅
合同档案查阅应遵循以下原则：
- 查阅合同档案应经档案管理部门负责人批准。
- 查阅合同档案时，应确保档案安全、保密。
- 查阅合同档案应在档案查阅室内进行，不得携带档案出室。
合同档案查阅范围如下：
- 单位内部工作人员因工作需要查阅合同档案。
- 单位外部人员因法律诉讼、仲裁等需要查阅合同档案。
（2）合同档案的借阅
合同档案借阅应遵循以下原则：
- 借阅合同档案应经档案管理部门负责人批准。
- 借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅登记表》，内容包括：借阅人、借阅日期、借阅用途等。
- 借阅合同档案应在规定期限内归还。
合同档案借阅范围如下：
- 单位内部工作人员因工作需要借阅合同档案。
- 单位外部人员因法律诉讼、仲裁等需要借阅合同档案。
（3）合同档案的复制
合同档案复制应遵循以下原则：
- 复制合同档案应经档案管理部门负责人批准。
- 复制合同档案时，应确保档案安全、保密。
- 复制合同档案应在规定期限内完成。
合同档案复制范围如下：
- 单位内部工作人员因工作需要复制合同档案。
- 单位外部人员因法律诉讼、仲裁等需要复制合同档案。
二、罚则
1. 违反本制度规定，有下列行为之一的，给予警告或者通报批评；情节严重的，给予记过或者记大过处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（1）擅自查阅、借阅、复制、泄露合同档案的。
（2）擅自销毁、涂改、伪造合同档案的。
（3）玩忽职守，导致合同档案损坏、丢失的。
2. 对违反本制度规定的行为，单位有权采取以下措施：
（1）责令改正。
（2）追回损失。
（3）暂停或者取消相关人员的职务。
（4）追究相关人员的法律责任。
三、附则
1. 本制度自发布之日起实施。
2. 本制度的解释权归单位合同档案管理部门。
3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。
4. 本制度的修订和废止，由单位合同档案管理部门提出，经单位负责人批准后实施。
通过以上内容，本制度旨在规范合同档案的管理和利用，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，为单位的经营管理和法律风险防范提供有力支持。
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